Quais os prazos que os principais documentos corporativos devem ser armazenados? 

O começo do ano geralmente é o momento em que usamos para nos organizar. Documentos empresariais, particularmente, podem ser acumulados com bastante facilidade, por isso, é importante tirar um tempo para deixar a casa em ordem. 
No entanto, é imprescindível saber o que pode ou não ser descartado. Essa regra vale tanto para arquivos físicos como para os digitais, opção cada vez mais crescente nas corporações, seja por questões operacionais ou pela adoção das boas práticas de governança ambiental, social e corporativa, conhecida como ESG. 

Prazo de armazenamento
Para além dos vencimentos, há períodos obrigatórios de armazenamento de arquivos. Isso vale para arquivos das mais diversas áreas, de financeira a trabalhista. Legalmente, cada tipo de documentação possui um prazo para que possa ser retirado da propriedade da empresa; até lá, ele deve ser guardado em segurança.
A dificuldade de organizar, muitas vezes, está na variedade de prazos. Ainda assim, na hora de revisar e limpar sempre haverá papéis que podem ser descartados ou arquivos que podem ser deletados.
Veja por quanto tempo você precisa guardar alguns dos principais documentos tributários, contratuais, trabalhistas e previdenciários e qual a validade de alvarás e licenças importantes para a manter a empresa funcionando com regularidade:

Por 3 anos

• - Contrato de locação de bem imóvel.

Por 5 anos

• - Imposto de Renda (IR);
• - Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) ;
• - Programa de Integração Social (PIS) ;
• - Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins) ;
• - Simples Nacional;
• - Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
• - Livros fiscais e contábeis;
• - Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
• - Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;
• - Declaração de Ajuste Anual - declaração e comprovantes de lançamentos;
• - Contribuição previdenciária (GPS);
• - Contribuição sindical (GRCSU);
• - Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
• - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• - Relação Anual de Informações Sociais (Rais) .

Por 10 anos

• - Folha de pagamento;
• - Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
• - GPS – Contribuição Previdenciária;
• - Comprovantes de recolhimento dos tributos e contribuições;
• - Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamento;
• - Sistema eletrônico de dados de escrituração fiscal ou contábil;
• - Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF;Declaração de ajuste anual;
• - Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur) ;
• - Livro de registro de inventário;
• - Livro de registro de saídas;
• - Recibo de pró-labore;
• - Contrato de prestação de serviços;
• - Contrato de leasing.

Por 20 anos

• - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• - Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. Dados obtidos, incluindo: avaliação clínica, exames complementares, conclusões e medidas aplicadas (20 anos se referem a partir do desligamento do colaborador).

Por 30 anos

• - Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
• - Aviso-prévio;
• - Pedido de demissão.
•  Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) ;
• - Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
• - Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).Por tempo indeterminadoContrato de Trabalho;
• - Livro ou ficha de registro de empregado;
• - CIPA – Livro de Atas;
• - Livro de Inspeção do Trabalho;
• - Livro de acionistas.Validade de Alvarás e Licenças (podem variar):
    Licença Sanitária - 1 anoLicença de Publicidade - 1 a 5 anos;
    Alvará de funcionamento - 1 a 5 anos;
    Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros - 1 a 5 anos;
    Licença Ambiental - 4 a 10 anos.